¶ Dokumente & Kommunikation
Zentrale Ablage für Dateien, Vorlagen sowie Werkzeuge zur Erstellung und zum Versand von Dokumenten. Der Tab ist ausklappbar und bietet folgende Unterpunkte:
- Dokumente erstellen/versenden: Direkter Einstieg zur Erstellung neuer Dokumente sowie zum Versand an Empfänger:innen.
- PDFs frankieren: Vorbereitung und Freigabe von PDF-Dokumenten für den postalischen Versand.
- Dokumente: Übersicht und Verwaltung aller hochgeladenen und erzeugten Dateien.
- Vorlagen: Verwaltung wiederverwendbarer Dokumentvorlagen für einheitliche Formulierungen.
- Ordner: Strukturierte Ablage und Organisation der Dokumente in Verzeichnissen.
- Erweitert: Zusätzliche Werkzeuge für die Dokumentenverarbeitung, aufgeteilt in:
- ODT in PDF umwandeln: Konvertierung von OpenDocument-Dateien ins PDF-Format.
- Dokumenttypen: Definition und Verwaltung verschiedener Dokumentkategorien.
¶ Vorlagen
¶ Versenden von formatierten E-Mails (HTML)
Die Vorlagen für den Mail-Text können momentan noch nicht direkt formatiert werden (dies ist für eine neuere Version geplant). Folgender, etwas umständlicher Workaround ist möglich für die Formatierung des Mailtextes:
- Mailtext in einem HTML-Editor erstellen z.B. hier https://onlinehtmleditor.dev/
- HTML-Code anzeigen und kopieren. Im oben angegeben Editor mit dem Knopf oben links:
- Statt des Mail-Textes den HTML-Code in Cohiva einfügen. Sicherstellen, dass der Inhalt mit <html> beginnt und mit </html> endet (manuell einfügen). Es sollte dann etwa so aussehen:
- Mit einem Test-Mail sicherstellen, dass es wie gewünscht funktioniert.
Emojis sollten sowohl im unformatierten Text, als auch im HTML-Editor funktionieren, wenn du sie mit Copy & Paste einfügst, z.B. von hier https://en.wikipedia.org/wiki/Emoticons_(Unicode_block)
¶ Vorlagen-Dateien ersetzen
- Öffne die Vorlage unter Dokumente & Kommunikation > Vorlagen (in diesem Beispiel “Brief Bestätigung Mitgliedschaft”)
- Entferne die aktuelle Datei mit dem ❌
- Klicke auf “Datei auswählen”, lade eine neue Datei hoch und wähle diese dann mit dem Pfeil links oder durch Klick auf den Namen aus (in diesem Beispiel «Brief-Mitgliedschaft-NEU.odt»). Falls die gewünschte Datei bereits vorher hochgeladen wurde, muss sie hier nur noch ausgewählt werden (ggf. zuerst noch in den richtigen Ordner wechseln).
- Danach ist die neue Datei mit der Vorlage verknüpft. Die Vorlage muss nun noch gespeichert werden.
