Es gibt grundsätzlich zwei Rollen / Workflows für neue Benutzer:innen:
1. "Normale" Benutzer:innen wie Mitglieder, Bewohnende etc.
- Die Person wird im Cohiva-Backend unter Stammdaten > Adressen erfasst.
- Es darf kein Benutzer manuell in der Cohiva-Systemadministration erstellt werden.
- Der Benutzer wird automatisch erstellt, sobald das Konto im Portal durch den/die Benutzer:in aktiviert wird.
2. Cohiva-Backend Benutzer:innen, welche nicht mit einer Adresse in den Stammdaten verknüpft sind.
- Diese Benutzer:innen dienen nur für den Zugriff auf das Cohiva-Backend zu Verwaltungszwecken.
- Die Benutzer:innen werden manuell unter Systemadministration > Authentifizierung > Benutzer erstellt und verwaltet
Für Benutzer:innen, welche beide Rollen haben, ist es am besten die User wie unter Punkt 1 zu erstellen und dann in der Systemadministration noch zu Backend-Benutzer:innen zu machen (Mitarbeiter-Status aktivieren und ggf. zu Gruppen hinzufügen).
Generell ist zu empfehlen möglichst viel über "normale" Benutzer:innen abzudecken, die dann ggf. noch Backend-Zugriff erhalten, und nicht zu viele Nur-Backend-User zu erstellen. Dann können sich die Leute immer mit dem gleichen Login anmelden und es entsteht keine Verwirrung mit mehreren Accounts und es bleibt übersichtlicher.
Unter Systemadministration > Authentifizierung können z.B. folgende Aufgaben ausgeführt werden:
- Einen neuen Benutzer erstellen. Damit das Login im COHIVA-Backend möglich ist, muss "Mitarbeiter-Status" aktiv sein.
- Eine neue Gruppe erstellen, z.B. "Vorstand" (unter "Authentifizierung" oben das Tab "Gruppen" auswählen). Benutzer können dann in der Benutzer Editiermaske Gruppen zuweisen werden.
- Berechtigungen vergeben. Berechtigungen können einem Benutzer direkt oder einer Gruppe vergeben werden. Wir empfehlen wann immer möglich die Berechtigungen Gruppen zuzuweisen und nicht Benutzern, da es viele Berechtigungen sind und es mühsam wird, wenn dann später ein anderer Benutzer die gleichen Berechtiungen erhalten soll. Um z.B. der Gruppe "Vorstand" Leserechte für die Adressen zu geben, editierst du die Gruppe und fügst die Berechtigung "geno | Adresse | Can view Adresse" hinzu. Ebenso für Mitglieder, Mietobjekte etc. Die Liste der Berechtigungen ist sehr umfangreich. Du kannst das Filterfeld verwenden um die gewünschten Berechtigungen zu finden.